Wie Sie schon gelernt haben, geht es beim Aufwand um eine periodengerechte Buchung. Bei Abschreibungen geht es darum, die einmalige Ausgabe auf die viel längere Periode der Nutzung als Aufwand zu verteilen. Eine einmalige Ausgabe wird somit auf die Jahre der Nutzung verteilt, die einzelnen sog. Abschreibungsraten stellen jeweils einen Aufwand dar.

Es gibt verschiedene Formen der Abschreibung. Im allgemeinen versteht man hierbei einen Wertverlust von Unternehmensvermögen (Anlagevermögen und Umlaufvermögen). Der Begriff hat sogar seinen Weg in die Umgangssprache gefunden im Sinne von "das kannst Du abschreiben"; im buchhalterischen Sinne wäre hierbei eine "Wertberichtigung auf Forderungen" gemeint, nämlich dass ein bislang erwartetes Ereignis (ein Geldeingang aufgrund einer Forderung) nicht mehr zu erwarten ist, siehe nächstes Kapitel.

In der Buchhaltung wird die Abschreibung jedoch am häufigsten mit dem Begriff Afa in Verbindung gebracht. Afa bedeutet "Absetzung für Abnutzung" und kommt aus dem Steuerrecht. Afa-Abschreibungen dienen dazu, die Ausgabe der einmaligen Anschaffung auf mehrere Jahre zu verteilen. Die Ausgabe findet einmal statt, der erfolgsrelevante Aufwand wird jedoch verteilt. Wird ein Gegenstand angeschafft, der mehr als 410 EUR netto (früher 800 DM) wert ist, muss dieser über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Wie diese Abschreibung stattzufinden hat, legt der Steuergesetzgeber fest. Es gibt eine Abschreibungstabelle mit einigen 100 Gegenständen, für die der Gesetzgeber einen Zeitraum für die Abschreibung festlegt, beispielsweise Computer 4 Jahre und PKW 6 Jahre.

Bei einer größeren Anschaffung wird das Gut, z.B. eine Computeranlage, erst einmal nur in das Bestandskonto "Anlagegüter" (Büroeinrichtung, Computerhardware oder ähnliches) gebucht.

Vom Bankkonto wird Geld weggebucht, auf das Konto Anlagegüter wird der Computer hineingebucht. Die Vorsteuer wird jetzt schon herausgezogen, so dass vom Bankkonto zwar 2380 EUR weggebucht wird, auf dem Konto Büroeinrichtung jedoch nur 2000 EUR ankommen. Siehe Umsatzsteuer (Einführung) .

Bislang ist noch kein Aufwand angefallen, da sich alles erfolgsneutral zwischen Bestandskonten abgespielt hat.

Erst jetzt fällt der Aufwand an.

Wurde der Gegenstand im Laufe des Jahres erst angeschafft, so zählt man die Monate. Bei einer Anschaffung am 31.08. zählt der August noch voll. Die Abschreibungsrate beträgt somit 5/12 der vollen Jahresabschreibung (5 Monate von August bis Dezember). Abschreibungen beziehen sich immer auf den Nettobetrag (ohne Mehrtwertsteuer), weil im Anlagekonto nur Nettobeträge stehen.

Es gibt diverse Sonderabschreibungs-Regeln. So ist es möglich, Computer wesentlich schneller abzuschreiben - in begründeten Fällen, etwa beim Umstieg auf ein neues, aufwendigeres Betriebssystem, kann ein Computer schneller als gewöhnlich abgeschrieben werden. Wenn Sie derzeit viel Steuern zahlen und in Zukunft eher weniger, so ist es sinnvoll, schnell abzuschreiben. Verhält es sich dagegen umgekehrt (z.B. bei einer Firmengründung), so ist es in Ihrem Interesse, möglichst langsam abzuschreiben. (Das wird häufig falsch verstanden.)

Schneller abschreiben als in der offiziellen Afa-Tabelle angegeben ist nur mit expliziter Erlaubnis des Finanzamts zulässig. Langsamer abschreiben ist im Prinzip erlaubt, macht jedoch einen schlechten Eindruck, da man so schlechte Jahresergebnisse "nach oben frisiert".

Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (250 bis 800 EUR netto, früher 150 bis 410 EUR) ist es üblich, genauso zu buchen wie bei den höherwertigen. Am Jahresende werden dann mit einem einzigen Buchungssatz alle angeschafften geringwertigen Wirtschaftsgüter vollständig abgeschrieben bis auf einen Erinnerungsposten von 1 EUR. Ein neues Telefon für 300 EUR ist ein Beispiel hierfür: es ist an sich über mehrere Jahre nutzbar, kann jedoch sofort abgeschrieben werden - muss jedoch nicht. Ein Druckertrommel für 300 EUR kann auch als Verschleißartikel angesehen werden und einfach als Aufwand Bürobedarf gebucht werden, obwohl sie mehr als 150 EUR kostet. Wirtschaftsgüter mit weniger als 250 EUR Kaufpreis netto werden üblicherweise direkt als Aufwand gebucht und nicht in Bestandskonten.

Lineare und degressive Afa-Abschreibung

Die lineare Abschreibung ist das übliche Verfahren: wenn der Afa-Zeitraum 10 Jahre beträgt, so wird jedes Jahr ein Afa-Aufwand in Höhe von 10% des Anschaffungswertes angesetzt. Der Gesetzgeber läßt bei bestimmten Anlagegütern zu, dass man mit der sog. degressiven Abschreibung beginnt. Hier sind die Abschreibungsraten prozentual deutlich höher (in der Regel 2-fach oder 3-fach), jedoch beziehen sie sich nicht auf den Anschaffungswert, sondern auf den Restwert. Da der Restwert von Jahr zu Jahr immer kleiner wird, gibt es einen Zeitpunkt, an dem die degressive Abschreibungsrate kleiner wird als die lineare. Zu diesem Moment schwenkt man wieder auf die lineare Abschreibung um.

Eine sehr gute Beschreibung der möglichen Abschreibungsformen incl. Rechenbeispielen finden Sie im Internet unter:
http://de.wikipedia.org/wiki/Abschreibung