Es gibt zahlreiche Buchungsfälle, bei denen zwei relevante Zeitpunkte existieren, z.B. Rechnungsstellung und Erhalt des Rechnungsbetrages. Aufwand und Ausgabe bzw. Ertrag fallen dann zeitlich auseinander. Wenn man eine Rechnung erhält, entsteht unmittelbar der Aufwand, und wenn man die Rechnung bezahlt, findet erst die Ausgabe statt. Umgekehrt stellt das Schreiben einer Rechnung an einen Kunden den Moment des Ertrags an und der Moment des Geldeingangs ist die Einnahme. Der Erfolg (Gewinn oder Verlust) wird durch Aufwand/Ertrag beeinflusst, während Einnahme und Ausgabe den Moment des Geldflusses darstellen. Zur Überbrückung der zwei Zeitpunkte benötigt man sozusagen ein "zeitliches Pufferkonto":

• Forderungen aus Lieferungen/Leistungen ("offene Rechnungen")
• sonstige Verbindlichkeiten (zu bezahlende Rechnungen)

Bei der Doppelten Buchführung ist es üblich, alle erstellten Rechnungen über ein solches Konto laufen zu lassen. Es ist zwar auf den ersten Blick mehr Arbeit, aber man hat mit der automatischen Erstellung dieser Konten den Überblick, wieviele Rechnungen noch offen sind. Mit den Textbuch "Gegenstandsbezeichnern" sieht man sogar, welche Rechnungen noch offen sind, und nicht nur die Summe der Beträge der offenen Rechnungen.

Die Buchungssätze schauen dann wie folgt aus.

Abkürzungen:
O 1210 Forderungen aus Lief/Leist (offene Rechnungen)
2 4000 Honorare für Aufträge
G 1800 Girokonto Bank

Auf dem Konto "Offene Rechnungen" ist der Betrag für zwei Wochen zwischengelagert und wird dann wieder herausgebucht. Man sieht, dass der Buchstabe "O" einmal auf der linken und einmal auf der rechten Seite steht und der Betrag derselbe ist, so dass sich im Konto O die beiden Buchungen gegenseitig aufheben, was den Saldo des Kontos betrifft.

Beachten Sie, dass die Erfolgsbuchung, also die die GuV und somit auch die Steuerzahlungen beeinflussende Buchung, mit dem Ausstellen bzw. dem Empfang der Rechnung geschieht. Wenn das Geld dann auf dem Bankkonto eingegangen ist, wird nur noch erfolgsneutral zwischen zwei Bestandskonten gebucht. Dies ist ein wesentlicher Unterschied zur Einnahmenüberschussrechnung.

Offene Rechnungen und Umsatzsteuer

In Buchhaltungsprogrammen werden in der Regel bestimmte Konten mit einem Automatismus hinterlegt, dass die Mehrwertsteuer automatisch herausgezogen wird. Aus den oben gezeigten zwei Buchungssätzen werden letztlich drei, ohne dass Sie das selbst eintippen müssen:

Auf dem Erfolgskonto "2 Honorare für Aufträge" landen nur die 1.000 EUR netto, doch im Pufferkonto "O Offene Rechnungen" wird der Bruttobetrag 1.190 EUR verbucht, ebenso landen später dann 1.190 EUR auf dem Girokonto.

Bei der Rechnungsstellung wird schon der Ertrag (Konto "2") gebucht, obwohl die Einnahme erst zwei Wochen später stattfindet. Der Gesetzgeber verlangt, dass beim Anfallen eines Ertrages schon Umsatzsteuer gezahlt wird! Das heißt, es muss Steuer gezahlt werden, bevor man überhaupt das Geld hat. Es ist ungerecht, aber aufgrund der Systematik zu ändern, weil das Finanzamt den Ertrag und somit den Erfolg besteuert. Umgekehrt ist es im Fall der Vorsteuer entsprechend vorteilhaft. Bei klammen Firmen ist es deshalb Usus, dass am Ende des Monats noch ein paar Tage mit der Rechnungsstellung gewartet wird, um dann am 1. des neuen Monats die Rechnung zu stellen. Da das Finanzamt die Umsatzsteuer erst zur Mitte des Folgemonats abbucht, also nach 6 Wochen, kann man bei der in Deutschland üblichen Zahlungsfrist von 30 Tagen sichergehen, dass das Geld eingegangen ist, bevor man die Umsatzsteuer abführen muss.

Kreditoren und Debitoren

Wenn man für einen Kunden eine Leistung erbracht hat und nun auf das Geld vom Kunden wartet, so wird der Kunde als Debitor bezeichnet (lateinisch "Schuldner"). Wenn man umgekehrt eine Rechnung für eine erhaltene Ware erhalten hat und diese noch nicht bezahlt hat, bezeichnet man die Lieferfirma als Kreditor; man hat sozusagen einen Kredit bei der Lieferfirma aufgenommen, bis die Rechnung bezahlt ist. In der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung werden für jeden Lieferant und jeden Kunden Unterkonten erstellt, aus denen die Schuld bzw. das Guthaben des Handelspartners ersichtlich ist.

Skonto

Skonto ist ein Rabatt bei sofortiger Zahlung. Sie können das Skonto Ihren Kunden gewähren und Ihre Lieferanten bieten Ihnen unter Umständen ebenfalls die Zahlung per Skonto an. Das Skonto beträgt in der Regel 2% oder 3%.

Buchhalterisch ist dieser Sachverhalt nicht ganz einfach: Wenn Sie Ihrem Kunden für eine Rechnung über 1000 EUR 2% Skonto gewähren, wird der Kunde bei rechtzeitiger Zahlung Ihnen nur 980 EUR überweisen. Sie haben 1000 EUR in das Konto für "Offene Rechnungen" gebucht, erhalten jedoch nur 980 EUR. Wie verbuchen Sie die restlichen 20 EUR, um das Bestandskonto "Offene Rechnungen" wieder vollständig leer zu bekommen? (Wir lassen erst einmal die Mehrwertsteuer weg.)

Es sind somit für den gesamten Rechnungsstellungs- und Zahlungsvorgang drei Buchungen erforderlich: Eine Ertragsbuchung O:2, eine Neutralbuchung G:O und eine Aufwandsbuchung e:O. Auf beiden Seiten des O-Kontos werden 1.000 EUR verbucht.

Umgekehrt verhält es sich, wenn Sie von einem Lieferanten Skonto gewährt bekommen.

Vorsicht Sprachverwirrung: Unter der Datev-Bezeichnung "Erhaltene Skonti" werden Skonti bei Zahlungseingang verstanden, d.h. wenn Sie eine Rechnung stellen und weniger Geld erhalten als nach der gestellten Rechnungssumme. Umgekehrt wird unter "Gewährte Skonti" der Fall verstanden, wenn Sie Skonto bei Zahlungsausgang gegenüber Lieferanten in Anspruch nehmen. Der Zusammenhang ist einleuchtender, wenn man die ausführlicheren Begriffe "Skonti bei erhaltener Zahlung" (Kurzform "erhaltene Skonti") und "Skonti bei gewährter Zahlung" (Kurzform "gewährte Skonti") verwendet.

Eine weitere Schwierigkeit ergibt sich bei der Behandlung der Mehrwertsteuer. Üblicherweise wird parallel zu einer Ertragsbuchung eine Buchung der Mehrwertsteuer auf das Umsatzsteuerkonto und parallel zu einer Aufwandsbuchung die Mehrwertsteuer auf das Vorsteuerkonto gebucht. Bei Skontobuchungen ist das anders: Hier handelt es sich um eine Korrektur der zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung bzw. des Rechnungserhalts gebuchten Mehrwertsteuer. D.h. bei der Skontobuchung als Aufwand wird die Mehrwertsteuer auf der Korrektur-Seite des Umsatzsteuerkontos und bei einer Skontobuchung als Ertrag auf der Korrektur-Seite des Vorsteuerkontos gebucht.

Zusammengesetzter Buchungssatz

Die bei der Skonto-Buchung aufgeführten zwei logisch zusammengehörenden Buchungen vom 15.05.24 mit den Buchungssätzen G:O und e:O nennt man auch einen zusammengesetzten Buchungssatz, weil ein großer Betrag auf der einen Seite (Konto O) auf zwei Gegenkonten aufgesplittet wird (Konten G und e). TEXTBUCH speichert zwar Buchungssätze immer einzeln, jedoch sind Sie in der Lage, mehrere Buchungssätze über ein einziges Dialogfenster in einem Arbeitsgang zu erzeugen; mit dem "Dialogeditor" können Sie sogar selbst Ihre eigenen Benutzerdialoge entwerfen.

Aktive und passive Rechnungsabgrenzung

Die aktive und passive Rechnungsabgrenzung ist auf den ersten Blick sehr ähnlich den oben erläuterterten offenen Rechnungen und den sonstigen Verbindlichkeiten: Auch hier handelt es sich um ein zeitliches Pufferkonto, um den Zeitpunkt des Erfolges (Aufwand/Ertrag) vom Zeitpunkt des Geldflusses zu trennen. Bei der Rechnungsabgrenzung existiert jedoch zum Zeitpunkt des Erfolges keine Rechnung; meist ist der Zeitraum des Auseinanderfallens der Zeitpunkte von Erfolg und Geldfluss bzw. Rechnungsstellung relativ kurz. Bis man dann den Erfolg bucht, liegt die Rechnung schon vor, wobei das Einbuchen und Ausbuchen in derselben Buchhaltungs-Sitzung stattfindet. Wenn beispielsweise eine Rechnung für einen Mitgliedsbeitrag des Folgejahres schon im Dezember eingeht, muss der Aufwand auf das Folgejahr transferiert werden, auch wenn die Rechnung im Dezember schon eingeht oder sogar schon bezahlt wird. Häufig tritt das Problem bei Jahres- oder Monatszinsen auf: Am 3. des Folgemonats werden von der Bank die Zinsen für den vergangenen Monat bzw. das vergangene Jahr verrechnet. Das Datum für das Einbuchen der Rechnungsabgrenzung wäre dann der letzte Tag des alten Buchungszeitraums ("Periode"), also der 30. bzw. 31. Grundsätzlich macht eine Rechnungsabgrenzung nur Sinn, wenn das Einbuchen und Ausbuchen in unterschiedliche Buchungszeiträume fällt (Monate oder Buchungsjahre am Jahresanfang bzw. -Ende), für die eigene Abschlüsse erzeugt werden, z.B. bei einer monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung.

Eine Vorauszahlung nennt man "Aktive Rechnungsabgrenzung", in unserem Fall das Beispiel des Mitgliedsbeitrags mit der zu früh eingegangenen Rechnung. Beim Hineinbuchen in das Bestandskonto "Aktive Rechnungsabgrenzung" steht das Abgrenzungs-Konto auf der linken Seite, beim Herausbuchen auf der rechten Seite.

Wenn der Geldfluss bzw. die Rechnung spät kommt, nennt man das "Passive Rechnungsabgrenzung", wie im Fall der Zinsen, die die Bank erst am Anfang des Folgemonats für den vergangenen Monat verrechnet. Der Aufwand steht immer links, somit wird rechts in das Abgrenzungskonto gebucht und links aus dem Abgrenzungskonto wieder herausgebucht.

Zeitpunkt von Leistung und Rechnungsstellung fallen auseinander

Es kann vorkommen, dass Sie eine Leistung schon erbracht haben, jedoch die Rechnung erst in der folgenden Periode (meist Buchungsjahr) stellen werden. Um die erbrachte Leistung in der Bilanz erfolgswirksam zu zeigen, buchen Sie die Leistung als Nettobetrag in das Konto

1095 In Arbeit befindliche Aufträge (mwst.pflichtig, Nettobeträge)

Umgekehrt kann es vorkommen, dass Sie schon eine Anzahlung oder sogar die gesamte Rechnung stellen konnten, und die Leistung aber erst im folgenden Jahr erbracht wird. Dann verwenden Sie:

3272 Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19% (Rechnung vorher, Leistung später)

Es findet nur eine erfolgsneutrale Umbuchung zwischen Bestandskonten statt, trotzdem wird die Umsatzsteuer schon herausgezogen und wird fällig. Das Konto enthält dann ebenfalls nur Netto-Beträge. Erst im folgenden Jahr findet dann eine erfolgswirksame Umbuchung statt, indem aus dem Anzahlungs-Bestandskonto ausgebucht und auf ein Ertragskonto eingebucht wird. Dieses sollte allerdings ein eigenes Ertragskonto sein, weil sonst Probleme mit Vorsteueranmeldungen entstehen könnten (Anmeldung Umsatzsteuer entspricht dann nicht 19% der Netto-Umsätze des Ertragskontos).