Wenn Sie eine Kapitalgesellschaft in Form der GmbH gründen wollen, so nehmen Sie
drei Unannehmlichkeiten in Kauf: die Aufbringung von 25.000 EUR Eigenkapital (in
Form von Bargeld, aber auch von Sachwerten wie Computer, Auto usw.), die Verpflichtung
zur Abführung der Umsatzsteuer schon bei Rechnungsstellung sowie die Verpflichtung
zur Doppelten Buchführung. Aber die Doppelte Buchführung ist nicht nur eine
Last, sie hat auch ihre Vorteile. Deshalb gibt es auch sehr kleine Personengesellschaften
und insbesondere Vereine, die freiwillig die Doppelte Buchführung anwenden:
Da jeder Vorfall zweimal gebucht wird - in zwei verschiedenen Konten -
können Unstimmigkeiten schnell aufgespürt werden. Die aktuellen Endbestände von Bestandskonten
(Kasse, Girokonto) können mit den tatsächlichen Beständen (Geld in der Kasse, Bankauszug)
verglichen werden.
Bei der Doppelten Buchführung wird zwischen Ausgabe/Einnahme (wenn Geld fließt) und
Aufwand/Ertrag (Moment des "Erfolgs", der den Gewinn bzw.
Verlust beeinflusst) unterschieden. Hierzu einige
Beispiele:
Wird über 2 Jahre ein großer Auftrag abgearbeitet, die Rechnung jedoch erst nach
Abschluss des Auftrages im zweiten Jahr erstellt, so kann man mit einem Bestandskonto
"begonnene Aufträge" einen Teil des Erfolges schon in das erste Jahr transferieren.
Die Lage des Unternehmens kann so besser eingeschätzt werden.
Wenn eine Rechnung ausgestellt wird, so fällt schon der erfolgsrelevante Ertrag an,
obwohl das Geld erst einen Monat später auf das Konto gebucht
wird (Einnahme). Die Rechnung hat dabei denselben Status wie ein Kontoauszug:
Der Kunde schuldet der Firma Geld, wie eine Bank.
Zinsen für Dezember werden am 2. Januar auf dem Girokonto gutgeschrieben, der Ertrag
gehört jedoch zum Vorjahr. Das Konto "sonstige Vermögensgegenstände"
dient dann für einige Tage als Puffer.
Die Doppelte Buchführung bedeutet einen gewissen Mehraufwand gegenüber der Einnahmenüberschussrechnung.
Wenn auf eine weitgehend fehlerfreie Durchführung Wert gelegt wird (z. B. große Geldbeträge
oder Rechenschaft bei Verbänden oder Vereinen), es auf die richtigen Zeitpunkte
für den Erfolg ankommt und die finanziellen Zahlen als Orientierung für Entscheidungen
herangezogen werden sollen, dann ist die Doppelte Buchführung auch dann gefragt,
wenn sie der Gesetzgeber nicht vorschreibt. Andernfalls reicht die Einnahmenüberschussrechnung
aus. Im Zweifelsfall sollte jedoch immer der Doppelten Buchführung der Vorzug
gegeben werden.