TEXTBUCH ist von einem Wirtschaftsprüfer hinsichtlich der "ordnungsgemäßen Buchführung" überprüft worden. Es entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gemäß den Vorschriften des deutschen Handelsgesetzbuches (§ 238 Abs. 1 und § 239 Abs. 2 HGB). Auch die Vorschriften der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) werden eingehalten. Auf Anfrage schicken wir Ihnen den Prüfungsbericht als PDF-Datei per E-Mail.

Der deutsche Gesetzgeber hat mit den "Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung" (GoB), den "Grundsätzen ordnungsmäßiger Speicherbuchführung" (GoBS) und den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) einige Regeln aufgestellt, die bei der Konzeption und Benutzung von Buchhaltungsprogrammen berücksichtigt werden müssen. Das Regelwerk ist relativ umfangreich. Letztlich können aber vier wirklich wichtige Aspekte zusammengefaßt werden:

Jeder Buchung muß ein physischer Beleg zugeordnet sein und der Beleg muß mit Hilfe einer Belegnummer jederzeit wiedergefunden werden können.

Sie müssen als Nutzer von TEXTBUCH selbst darauf achten, die Belege sorgsam zu sammeln, mit einer Belegnummer zu versehen und in den Buchungssätzen am Anfang der Buchungssatz-Zeile (links vom Datum) einzugeben. Bei TEXTBUCH darf die "Belegnummer" auch Buchstaben enthalten, so daß mehrere Personen voneinander unabhängig Belege sammeln können und vor die Belegnummer beispielsweise noch ein Buchstabe für die Person gesetzt werden kann. Im Einstellungen-Buch von TEXTBUCH können Sie sich der Eingabe von Belegnummern verpflichten. Dies ist auch die Standardeinstellung nach dem Anlegen Ihrer eigenen Firmendaten.

Die Daten der Buchhaltung sowie die dazugehörigen Belege müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden und lesbar bleiben.

Der Gesetzgeber hat für unterschiedliche Daten und Situationen verschiedene Zeiträume festgelegt, mit pauschal 10 Jahren sind Sie jedoch auf der sicheren Seite. In der schnelllebigen Computerwelt sind 10 Jahre ein relativ langer Zeitraum, in dem weniger die physische Speicherung ein Problem darstellt. Vielmehr stellt sich die Frage, ob es in 10 Jahren noch eine Software gibt, die diese Daten lesbar macht bzw. ob die alte Software auf Rechnern in 10 Jahren noch läuft, falls es keine neuen Programmversionen mehr gibt. Mit dem Datenformat "Textdatei" (sog. ASCII-Text) sind Sie bei TEXTBUCH auf der ganz sicheren Seite.

Für den Finanzprüfer müssen die Daten gut lesbar sein.

Auch hier ist das Datenformat "Textdatei" von Vorteil, da die Daten auch ohne die TEXTBUCH Software für den Finanzprüfer direkt in jedem Texteditor lesbar sind. Zusätzlich wird auch das von den Finanzbehörden standardisierte Datenformat GDPdU unterstützt; ein entsprechendes Skript zur Erzeugung der relevanten Daten ist Bestandteil des TEXTBUCH Programmpaketes. TEXTBUCH filtert hierbei die für das Finanzamt nicht relevanten Daten (Kostenrechnung, Verwaltung von Gegenständen, statistische Konten) heraus.

Eine einmal erfolgte Buchung darf nachträglich nicht mehr verändert werden.

Diese Regel kann unterschiedlich interpretiert werden, denn es ist bei einem EDV-System nicht von vornherein klar, wann eine Buchung im Computer wirklich "erfolgt", denn dieser Zeitpunkt muß nicht zwangsläufig mit dem Moment der Dateneingabe zusammenfallen. In der Praxis führt man Buchungen in Sitzungen bzw. Blöcken durch. In größeren Firmen kann dies täglich erfolgen, im anderen Extremfall nur jährlich, z. B. bei einer ruhenden GmbH oder wenn die Buchhaltung vom Steuerberater durchgeführt wird und erst im Folgejahr das gesamte abgelaufene Jahr in einer Sitzung bearbeitet wird. Innerhalb einer solchen Sitzung macht es keinen Sinn, bei Fehleingaben offensichtlich falsche Buchungssätze nicht gleich zu korrigieren, zumal TEXTBUCH umgehend Fehlermeldungen auswirft und die Korrektur der logischen Fehler erwartet. Diese freie Editierbarkeit innerhalb einer Buchungs-Sitzung ist für viele Anwender ein Argument, TEXTBUCH zu benutzen.

Wenn aber eine Sitzung beendet wird und die Daten auch konsistent (d.h. in sich logisch und fehlerfrei) erscheinen, ist es erforderlich, die Buchungssätze gegen spätere Änderungen zu schützen. In TEXTBUCH legen Sie für jede Sitzung eine Buchungssatz-Textdatei an, also z. B. bei quartalsweisen Buchungen pro Quartal eine Textdatei oder pro Monat eine Textdatei bei monatlichen Buchungen. Nachdem die Daten konsistent sind und eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben wurde, öffnet TEXTBUCH automatisch ein Dialogfenster, in dem Sie aufgefordert werden, die abgeschlossenen Buchungssatz-Dateien mit einem Schreibschutz zu versehen. Dieser Schutz ist nicht nur zur Wahrung der "ordnungsgemäßen Buchführung" erforderlich, sondern ist auch deshalb nötig, um zur späteren Fehlersuche alte Zahlen (Endbestände von Konten und Auswertungen) zu einem bestimmten Stichtag im Nachhinein jederzeit reproduzieren zu können.

Zusätzlich verfügt TEXTBUCH über eine Protokollierfunktion der Eingabedaten. Für den Fall daß der Schreibschutz umgangen wird, können die Änderungen im Nachhinein rekonstruiert werden, indem alte und neue Dateien miteinander verglichen werden (Menüpunkt Eingabe - Vergleichen).